PENDAHULUAN
A. LATAR
BELAKANG
Di era sekarang
ini
kearsipan
sangatlah
penting.
Sejalan
dengan
adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi didukung pula dengan
adanya kemajuan
di
bidang informasi. Maka semakin
banyak
dokumen- dokumen, berkas
ataupun arsip-arsip yang terkumpul dan disimpan karena
masih mempunyai nilai guna. Dalam hal ini arsip merupakan pusat informasi. Oleh karena itu lembaga baik pemerintah maupun swasta masing-masing
memiliki cara
atau
aturan dalam
menata arsip, baik
surat masuk
maupun keluar yang disusun
sedemikian
rupa
dan
digolong-golongkan
menjadi beberapa kelompok.
Proses pengurusan atau penggolongan surat masuk maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan kearsipan. Kearsipan ini sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan.
Proses pengurusan atau penggolongan surat masuk maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan kearsipan. Kearsipan ini sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan.
Arsip atau dokumen diperlukan sebagai
sarana informasi dan bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi.
Untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur.
Kearsipan yang teratur dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang metodenya
dapat
membantu
pimpinan baik lembaga pemerintah maupun swasta guna kelancaran dalam
pelaksanaan
kegiatan
ataupun
tugas yang berkaitan dengan
kedinasan. Karena
pada
dasarnya arsip
merupakan
kumpulan warkat yang disimpan
secara
sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali dperlukan
dapat secara cepat ditemukan
kembali. (The Liang Gie, 1990: 12)
Dalam menjalankan tugas, seorang
pimpinan memerlukan
arsip
sebagai penunjang kelancaran tugas pokok terutama didalam
pengelolaan surat, harus dapat dilaksanakan dengan tertib dan terkendali. Karena
arsip adalah merupakan
bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-
keputusan yang harus diambil oleh pemimpin. (Sularso Mulyono,
dkk, 1985 :30). Begitu juga Dinas Peternakan merupakan salah
satu unit organisasi yang juga melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan
informasi
baik
dalam
surat
atau
dokumen yang dibuat maupun diterima.
Informasi tersebut
merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk memperlancar dalam
pengambilan keputusan, maka
suatu
surat atau
dokumen
diatur,
ditata
disimpan dengan tertib dan teratur
berdasarkan suatu sistem.
Sistem adalah serangkaian dari
prosedur-prosedur yang
saling berkaitan dengan tujuan
untuk melakukan suatu fungsi.
Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut
aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga
setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat. Selain itu kearsipan adalah tata cara pengurusan
penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yaitu berlaku dengan mengingat
3 unsur pokok yang meliputi
penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali suatu
arsip. (Sularso Mulyono, dkk. 1985 : 3)
Dengan demikian sistem kearsipan adalah sistem penerbitan (Ordenan, arranging)
dan
penguraian
(beschrijven, deskription) daripada
bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu
dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi. (Prajudi Atmosudirjo. 1990:3).
Adapun yang menjadi
alasan penulis mengambil judul dalam
tugas akhir ini adalah pada kenyataannya bidang kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah belum mendapat perhatian dari
pegawai
yang
menangani kearsipan karena
mengingat jumlah pegawai kearsipan yang
sedikit dan karena banyaknya pekerjaan sehingga
pekerjaan yang dilakukan hanya sebatas kerja sambilan
serta dalam penyimpanan
arsip masih kurang teratur jika dilihat dalam penataannya masih kurang tertib. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik.
Mengingat pentingnya suatu kearsipan yang diterapkan oleh suatu
instansi baik pemerintah maupun
swasta. Maka penulis tertarik untuk
mengambil judul
Tugas Akhir tentang : “ SISTEM KEARSIPAN
PADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI
JAWA
TENGAH “.
Untuk mendapatkan file lengkap dalam bentuk MS-Word, (BUKAN pdf) silahkan klik Cara Mendapatkan File atau klik disini
Untuk mendapatkan file lengkap dalam bentuk MS-Word, (bukan pdf) silahkan klik Cara Mendapatkan File atau klik disini